קשר עין גיליון 313 ינואר-פברואר 2023

לבנה ניר | מחלקת כספים

יו״ר מחלקת כספים

קשר הודעות הארגון

לרכוש את המוצר או השירות, האם הוא ייחודי, האם מחירו אטרקטיבי והאם יענה על צורכי החברים ומטרות הארגון. iso- מערכת נוהלי העבודה של ארגון המורים וה מגדירים גם את נוהלי הרכישה, בהתאם לסכום המוצר, מתי צריך לקיים מכרז ולבחון הצעות ספקים לפחות ומה מספר החתימות 3 – 2 מ סקה. לעיתים אף נדרשת ִ הנדרשות לאישור הע חוות דעת משפטית מקדימה או הכנת הסכם ההתקשרות בינינו לבין הספק. מרגע שהתקבלה ההחלטה לרכוש את המוצר או לקיים את הפעילות המוצעת, ננקטות פעולות סקה בכתב ונשקלות הדרכים ִ להבטחת הע לעדכון וליידוע ציבור חברי הארגון. מרגע שהתקבלה החלטה ונחתם הסכם רכישה, מועברות החשבוניות למחלקת הכספים. תפקיד הנהלת החשבונות הוא לפתוח תיק לספק החדש ולקבל ממנו את פרטי ההתקשרות עימו לצורך תשלום עבור המוצר או השירות. מרגע קבלת החשבונית, מיו"ר המחלקה שהזמין את המוצר, פועלת הנהלת החשבונות לבדיקת החשבונית והמסמכים הנלווים, הכנת צ'ק או הוראה לתשלום, החתמת מורשי החתימה בהנהלה על הצ'קים ושליחתם לספקים. לאחר מכן הנהלת החשבונות מעבירה לרשויות המס במדינה את תשלומי החובה שהחוק מחייב לנכות מכל חשבונית ועסקה. שלבי תהליך הרכישה וגלגולי המוצר משלב הרעיון ועד שהוא מגיע לחברי הארגון באים להבטיח שקיפות בקבלת ההחלטות, בקרה פנימית וניהול מושכל וזהיר של כספי הארגון. מגוון של בעלי תפקידים מעורבים בכל שלבי התהליך, ונדרשת הסכמה ומעורבות של חברי ההנהלה עד לרכישת מוצר הקצה. ההקפדה על הוראות החוק והנהלים הפנימיים היא אבן יסוד בהתנהלות מחלקת הכספים, שהיא המנוע הסמוי מן העין לכל פעילות שנעשית בארגון, והכול למען רווחת ציבור המורים. BASIC INFOGRAPHIC

מרעיון למעשה אחד מתפקידי מחלקת הכספים בארגון הוא לנהל את מערכת התשלומים לחברות מסחריות וספקים שמהם הארגון רוכש מגוון של שירותים ומוצרים לרווחת חברי ארגון המורים, תוך שימוש בכוח הקנייה שלנו וניצולו. הגידול המתמיד במספר חברי ארגון המורים מיטיב עימנו מבחינה פרופסיונלית ומחזק את כוחנו כאיגוד המקצועי של החינוך העל יסודי. הנהלת הארגון מנצלת את מספר החברים לחיזוק כוח הקנייה ושיפור היכולת לנהל מו"מ מול ספקי שירותים שונים במטרה לרכוש פעילויות ומוצרים במחיר מוזל יותר למען רווחת החברים. תהליך הרכישה מתחיל ברעיון ליזום פעילות חברתית-תרבותית או לרכוש מוצר מסוים שיכול לשרת את המורים. מרגע זה מתגלגל הרעיון בין גורמים שונים עד שהוא קורם עור וגידים או נופל ויורד מסדר היום. יוזם הרעיון או יו"ר המחלקה פונה לחברות רלוונטיות וקובע פגישה לצורך בחינת המוצר ואיכותו, מנהל מו"מ להוזלת המחיר ומבקש הצעות מחיר. עם קבלת הצעות המחיר הוא מזמן ישיבה של ועדת הרכש בהנהלת הארגון, וזו בוחנת את היתרונות והחסרונות בצד כדאיות הרכישה. הוועדה שוקלת אם כדאי או לא כדאי

תהליך הרכישה

מחלקת הכספים מטפלת בתשלומים עבור המוצר

רעיון למוצר או פעילות

5

1

4

2

הפצת המוצר לחברי הארגון

3

פנייה לספקים שונים וקבלת הצעות מחיר

דיון בהנהלה והחלטה אם לרכוש או לא, וסגירת עסקה

18