המועצה האזורית עמק חפר - ספר תוכנית העבודה לשנת 2018

המועצה האזורית עמק חפר

מ ו ע צ ה א ז ו ר י ת

מקום שנותן מקום

2018 ספר תוכניות העבודה לשנת 2018 ינואר

1 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

צילום: גיא שמואלי

תוכן עניינים 4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . דבר ראש המועצה 5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . דבר סגן ראש המועצה 6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . דבר מנכ”לית המועצה 7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2018 דגשי ראש המועצה לשנת 8 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . רכיבי תוכנית העבודה

9 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . לשכת מנכ”ל

35 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . אגף משאבי אנוש

51 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . המנהל הכספי 52 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . גזברות 69 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . מחלקת הנהלת חשבונות 83 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . מחלקת הכנסות 93 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . אגף תפעול 107 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . מחלקת איכות סביבה, קיימות ותברואה 127 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . מחלקת פיקוח ורישוי עסקים 139 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . מחלקת הרכש וההתקשרויות 159 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . מחלקת וטרינריה 171 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107 מוקד

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

2

181 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . האגף לשירותים חברתיים

237 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . אגף החינוך

281 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . המרכז הקהילתי

323 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . מחלקת יישובי העמק

335 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . מחלקת התחבורה

353 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . האגף לביטחון ושירותי חירום

371 . מחלקת הספורט/עמותה עירונית לקידום הספורט בעמק חפר (ע”ר)

387 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . מנהלת העסקים

3 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

דבר ראש המועצה

שלום רב, במסגרת מאמצי המועצה להתייעל, להשתפר ולתת את השירות המיטבי לתושבים החלטנו לגבש תוכנית עבודה שנתית שתקיף את אגפי ומחלקות המועצה. הכנת התוכנית דרשה ממנהלי האגפים והמחלקות חשיבה מעמיקה ותכנון, תוך התייחסות לתקציב המועצה וליעדיו.

שכוללת סקירת פעילות כללית של כל אגף ומחלקה, 2018 אנו מצרפים בזה את תוכנית העבודה של המועצה לשנת בחירת היעדים העיקריים, ציון המשימות המרכזיות והצבת לוחות זמנים לכל אלה.

מעיון בחומר ניתן ללמוד על המחשבה הרבה, העבודה היסודית והאיכות המקצועית של כל השותפים בהכנת תוכנית העבודה.

חוברת זאת תשמש למעשה כלי עבודה מרכזי ואבן בוחן לאורו תתנהל עבודת המועצה בשנת העבודה שבפתח.

.2019 הלקחים והתובנות שנפיק בתום שנת העבודה הבאה ישמשו אותנו בהכנת תוכנית העבודה לשנת

תודה לכל העושים במלאכה.

בברכה, רני אידן ראש המועצה

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

4

דבר סגן ראש המועצה

שלום רב, הגדרת מטרות ויעדי עבודה, ניסוחם המובנה והמעקב השוטף אחר השגתם –  תוך שיתוף רחב ככל האפשר של נציגי הציבור - הנם תנאים חשובים למתן מענה מיטבי לצרכי התושבים והיישובים באזור. זאת בכפוף למגבלות התקציב המגדירות לנו את טווח האפשרויות.

מסמך זה מאגד את מכלול המאמצים שנעשים במחלקות המועצה השונות ובמעגלים הציבוריים הסובבים אותן לביצוע ההגדרות הללו. ככזה הוא מהווה את הכלי דרכו ניתן יהיה לשפר את המענה לצרכים ולאפשר את המעקב השוטף אחר מילויים.

אני מאמין ומקווה שבעזרתו נעלה מדרגה נוספת במכלול העשייה הרחב של המועצה.

בברכה, אלדד שלם, סגן ראש המועצה

5 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

דבר מנכלי"ת המועצה

תושבים יקרים,

.2018 לאחר עבודה מקיפה, מעמיקה ויסודית של אגפי ומחלקות המועצה, נקבעו תוכניות עבודה לשנת העבודה

תוכניות העבודה הן כלי מרכזי לניהול פעילות המועצה האזורית, אשר מאפשר שימוש נכון ואפקטיבי בתקציב הציבורי, תיאום בין המחלקות השונות ועבודה ממוקדת לקידום יעדי המועצה.

התוכניות, המוצגות בפירוט בחוברת זו, מציגות את המטרות והיעדים לשנה הקרובה של כל אגף ומחלקה ואת מדדי ההצלחה להגשמתם, על פי המועדים שנקבעו. שיטה זו מאפשרת לנו לחלק את המשאבים בצורה מיטבית, לבחון את עצמנו באופן מובנה ומסודר, ולהמשיך להרחיב ולשפר את מגוון השירותים הניתנים לתושבים. במסגרת התהליך, בכל רבעון תתבצע בקרה על התוכניות, ובכל חציון תיבחן העמידה ביעדים שהוצבו.

החוברת שלפניכם מפורסמת גם באתר האינטרנט של המועצה, ובכך תורמת לשקיפות מלאה מולכם, הציבור שלמענו אנו פועלים. אני מודה למנהלי האגפים, המחלקות ולעובדים על ההתגייסות ועל ההשקעה הרבה בהכנת "אשר ליוותה את התהליך החשוב הזה. IN תוכניות העבודה, וכן לענבר נבו מחברת "פרויקט

בברכה, רינת זונשיין, מנכ"לית המועצה

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

6

דגשי ראש המועצה 2018 לשנת

• שיפור השירות לתושבים וליישובים – תפיסת התושב והיישובים כלקוח • הטמעת הגישה הקהילתית – העצמת וטיפוח הקהילה ומנהיגיה, ועידוד תושבים מעורבים • התחדשות וחדשנות • התייעלות ארגונית ואחריות תקציבית

7 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

רכיבי תוכנית העבודה

ספר תוכניות העבודה מהווה את התוצר הסופי לתהליך שמקדמת המועצה להטמעת תרבות התכנון, לקידום החשיבה התוצאתית ולהגברת שקיפות עבודת המועצה לציבור.

לכל אגף מוקדש פרק בספר זה, והוא מורכב משלושה חלקים כמפורט להלן:

הקדמה הסבר מתומצת על כל אגף/מחלקה

מטרות ויעדי האגף הצגת תמונה כוללת לתוכנית העבודה כפי שהיא באה לידי ביטוי במטרות וביעדים שהציב האגף/המחלקה.

עיקרי תוכנית העבודה חלק זה ערוך על פי המטרות וכולל פירוט של היעדים והמשימות המתוכננים על מנת להשיג את המטרות. יעדים ומשימות אילו מלווים במדדי הצלחה הכוללים יעדי תשומות, תפוקות רצויות ואת תקופת הביצוע לכל משקף רבעון. Q משימה. במדד תקופת הביצוע הסימן

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

8

לשכת מנכ"ל

9 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

צילום: גיא שמואלי

לשכת מנכ"ל

לשכת מנכ"ל המועצה האזורית עמק חפר מנהלת את כלל פעילות המועצה, ומהווה את הלב הפועם של הרשות. הלשכה אמונה על יצירת תוכניות העבודה הרב-שנתיות והשנתיות של המועצה ומנהלת את יישומן. לשכת המנכ"ל פועלת מול מנהלי האגפים והמחלקות על מנת שהחלטות ראש הרשות, המועצה והוועדות השונות ייושמו באופן מיטבי, ומרכזת תחתיה את הניהול השוטף של כל משימות ושירותי המועצה. זאת במטרה להעניק מענה ופתרונות בתחומים מגוונים יומיומיים ולאתגרים מיוחדים. בנוסף, לשכת מנכ"ל אחראית על מגוון תחומים ובהם: הקמה, ארגון והפעלה של המשאבים המינהליים - היחידות, אנשי המטה והנהלים של הרשות, היערכות הרשות לאירועי ביטחון וחירום ועוד.

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

10

לשכת מנכ"ל

2018 מטרות ויעדים לשנת

פיתוח שדרה ניהולית חזקה ומקצועית 1 קידום והפעלת פורומים מקצועיים וניהוליים תוך מתן כלים ניהוליים להעצמת תפקיד המנהל 1.1 חיזוק ופיתוח הקשר המקצועי בין פורום מנהלי מחלקות לפורום מנהלי אגפים 1.2 הערכת מנהלים אישית 1.3

התאמת ושיפור המבנה הארגוני לצרכי המועצה 2 פיקוח על הקמת ותפעול מחלקת רכש והתקשרויות 2.1 פיתוח תחום החינוך במועצה - התחדשות בחינוך 2.2 מתן מענה פיסי למחלקות המועצה לטובת הציבור 2.3 פיתוח תוכנית לבית מועצה חדש מותאם צרכים 2.4 פיתוח חדשנות טכנולוגית במחלקות המועצה 2.5

תרבות ארגונית- הטמעת דפוסי עבודה והקניית תהליכי עבודה מסודרים ותקינים 3 אפיון וקביעת אופי השירות באגפי ומחלקות המועצה 3.1 הטמעת והכנת תוכניות עבודה לכלל האגפים והמחלקות במועצה 3.2 המשך הטמעת תהליכי משוב והערכת עובד 3.3 הטמעת מנגנון הפקת לקחים (זיכרון פנים ארגוני) 3.4

מעקב אחר בניית פורמט נהלים ממוחשב 3.5 פיתוח מודל תהליך ניהול ישיבות ובקרה עליו 3.6 הפעלת נוהל תרומות 3.7

שיפור רמת השירות לתושב בהיבט המקצועי על ידי מענה מהיר 4 וחשיפתו לפעילות המועצה בדיקת שביעות רצון התושבים משירותי המועצה 4.1

פיתוח השירות הניתן במדיה הדיגיטלית 4.2 צמצום פניות תושבים למשרדי ממשלה 4.3 חשיפת הציבור לפעילות המועצה 4.4 פיקוח תקינות ובקרה על מתקני משחק (גני שעשועים) 4.5

11 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

לשכת מנכ"ל

שקיפות המידע לציבור 5 יישום חוק חופש המידע 5.1 שקיפות בתהליכי ניהול וקבלת החלטות 5.2 ניהול ותפעול ישיבות מליאת המועצה והוועדות הרשותיות 6 שיפור אופן ניהול ישיבות, קבלת החלטות ויישומן 6.1 ניהול וועדות חובה רשותיות 6.2 בקרה ומעקב על המשימות מהחלטות המליאות והועדות 6.3

היערכות ותפעול פעילות החירום במועצה 7 שמירה על כשירות חירומית 7.1 היערכות והתכוננות למצבי חירום 7.2

היערכות וניהול הבחירות לרשות 8 תיאום התנהלות המועצה לפני ובמהלך הבחירות בהתאם לחוזרי מנכ"ל, חוקים וכללים ברמה מקצועית 8.1

בקרה ופיקוח על תקציבי האגפים והמחלקות 9 ניהול ועמידה במסגרת תקציב מנכ"ל, סגן וראש הרשות 9.1 בקרה על עמידה תקציבית של האגפים והמחלקות 9.2

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

12

לשכת מנכ"ל

עיקרי תוכנית העבודה

פיתוח שדרה ניהולית חזקה ומקצועית 1

קידום והפעלת פורומים מקצועיים וניהוליים תוך מתן כלים ניהוליים להעצמת תפקיד 1.1 יעד המנהל

משימות מרכזיות • ניהול פורום השמינייה (מנהלי האגפים) • ניהול פורום מנהלי מחלקות • ליווי אישי של מנהלים

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

פיתוח יוזמות, שירותים ופיתוח עובדים סינכרון בין אגפי המועצה

קיום מפגש אחת לשבוע

ניהול פורום השמינייה (מנהלים אגפים)

Q 1 שנתי

רצון להשתייך לועדת ההיגוי של הפורום תוצאה ישירה של המפגשים - פיתוח יוזמות, שירותים ופיתוח עובדים

מפגש אחת 12 לחודש. סה”כ מפגשים

פורום מנהלי מחלקות - הכנת תוכנית עבודה פריסת לו"ז תאריכים

Q 1 שנתי

מנהלי 4 עבודה עם לפחות אגפים/מחלקות לשיפור יכולות ניהול והגדלת תפוקות

שעות 50 סה”כ ליווי

ליווי אישי של מנהלים

Q 1– Q 3

13 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

לשכת מנכ"ל

חיזוק ופיתוח הקשר המקצועי בין פורום מנהלי מחלקות לפורום מנהלי אגפים 1.2 יעד

משימות מרכזיות • קיום פורום משותף פעמיים בשנה - סינכרון, נגיעה בנושאים רוחביים וטיפול בנושאים עתידיים

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

פיתוח שיתופי פעולה בין המחלקות והאגפים

2 מפגשים בשנה

קיום פורום משותף פעמיים בשנה סינכרון, נגיעה בנושאים רוחביים וטיפול בנושאים עתידיים

Q 1 Q 3

הערכת מנהלים אישית 1.3 יעד

משימות מרכזיות • כתיבת משוב והעברתו בשיחת הערכה

הצלחה מדדי

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

עמידה בלוחות הזמנים ובהנחיות אגף משאבי אנוש. הפקת לקחים של המנהל מהערכת עובד של השנה הקודמת

מנהלים 9

כתיבת משוב והעברתו בשיחת הערכה

Q 1 Q 2

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

14

לשכת מנכ"ל

התאמת ושיפור המבנה הארגוני לצרכי המועצה 2

פיקוח על הקמת ותפעול מחלקת רכש והתקשרויות 2.1 יעד

משימות מרכזיות פגישות בקרה ומעקב על כתיבת משימות המחלקה וכתיבת נהלי רכש

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

על פי נוהל רכש 80% פעילות רכש של בכל הארגון ובגופי הסמך

פגישה - פעם בחודש

פגישות בקרה ומעקב על

כתיבת משימות המחלקה וכתיבת נהלי רכש

פיתוח תחום החינוך במועצה - התחדשות בחינוך 2.2 יעד

משימות מרכזיות

• מעקב, בקרה ופיקוח על התוכנית

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

עמידה בתוכנית 80% העבודה לפרויקט

שנתי

פגישה פעם בחודש עם מובילת תחום ההתחדשות בחינוך

מעקב, בקרה ופיקוח על התוכנית

חציון

15 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

לשכת מנכ"ל

פיתוח תוכנית לבית מועצה חדש מותאם צרכים 2.3 יעד

משימות מרכזיות • תכנון משותף עם מנהלי המחלקות לבחינת כלל הצרכים הנדרשים • ישיבות עם מנהל פארק התעשיות - דיווח ושיתוף

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

עמידה בלוחות זמנים שיוגדרו ע”י המתכנן 60% והצלחה ביישום מהצרכים בתיכנון

בין ישיבה אחת או שתיים לכל מנהל אגף עם המנכ”ל

תכנון משותף עם מנהלי המחלקות לבחינת כל הצרכים הנדרשים ישיבות עם מנהל פארק התעשיות - דיווח ושיתוף

Q 1 Q 2

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

16

לשכת מנכ"ל

פיתוח חדשנות טכנולוגית במחלקות המועצה 2.4 יעד

משימות מרכזיות • העלאת צרכים ופתרונות ממנהלי מחלקות • הנגשת הטכנולוגיות (משאבים) • הטמעת הטכנולוגיות

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

מחלקות יגיעו 8 ליישום מלא לפתרונות יישום

ישיבה רבעונית למעקב אחר התקדמות עם כל מנהל אגף ומחלקה רלוונטיים פיתוח ובחינת התועלת עבור התושבים והמועצה פיקוח ואשרור הטכנולוגיה

העלאת צרכים ופתרונות ממנהלי מחלקות

8 אשרור לפחות תחומים

הנגשת הטכנולוגיות (משאבים)

Q 2

שנתי

יוני - פיקוח על התקדמות ההטמעה - לפחות מחלקות 3 הטמעה מלאה שאר המחלקות מהפעולות 50% שצריכות להתבצע לטובת ההטמעה קויימו

פיקוח על הטמעת הטכנולוגיות

הטמעת הטכנולוגיות

17 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

לשכת מנכ"ל

תרבות ארגונית - הטמעת דפוסי עבודה והקניית תהליכי עבודה 3 מסודרים ותקינים

אפיון וקביעת אופי השירות באגפי ומחלקות המועצה 3.1 יעד

משימות מרכזיות • הגדרת תפיסת השירות ותהליכי עבודה תומכי שירות. נהלי עבודה, תחומי סמכות ואחריות והגדרת שעות קבלה • בקרה על השירות במועצה - בהתאם לתוצאות סקר העומק • הקלטת שיחות במוקד ובמחלקות נבחרות

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

הגעה למסמך סופי עד סוף רבעון ראשון והטמעה עד סוף רבעון שני

ישיבות עבודה עד לקביעת מסמך סופי של כל אגף/מחלקה פירסום והטמעה (הכשרה) על המסמך

הגדרת תפיסת השירות ותהליכי עבודה תומכי שירות. נהלי עבודה, תחומי סמכות ואחריות והגדרת שעות קבלה

Q 1 Q 2

בחלקים העוסקים בפנייה לקבלת שירות מהמועצה 10% - - שיפור ב מהסקר הקודם

בדיקה כי הפעולות הנדרשות לביצוע

Q 4

בקרה על השירות במועצה - בהתאם לתוצאות סקר העומק

ושיפור יתקיימו בהתאם למסמך ובהלימה לסקר העומק

ניתוח השיחות יביא למיקוד האתגרים השירותיים ומתן מענה מותאם

Q 1

100% הקלטת מהשיחות במוקד שיחות בחודש 4 ניתוח במוקד שיחות ברבעון 4 הקלטת למחלקות נותנות שירות וניתוחן

הקלטת שיחות במוקד ובמחלקות נבחרות

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

18

לשכת מנכ"ל

הטמעת והכנת תוכניות עבודה לכלל האגפים והמחלקות במועצה 3.2 יעד

משימות מרכזיות • קבלה והעברת מסרים מראש המועצה וסגנו • הדרכת מנהלי האגפים והמחלקות • הצגת התוכניות

• הפקת חוברת תכניות עבודה והצגתה בהנהלה, במליאה ובאתר • בקרה ומעקב על תכניות העבודה לרבות בקרה על מדדים

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

הפצת מסמך מפורט המרכז את המסרים המרכזיים למנהלים

ישיבה יעודית

קבלה והעברת מסרים מראש המועצה וסגנו

Q 2

עבודה על פי פורמט תוכנית עבודה

Q 3- Q 4

פיקוח ובקרה על התנהלות ההדרכה - ישיבה חודשית

הדרכת מנהלי האגפים והמחלקות

כל אגפי המועצה יציגו את תוכנית העבודה שלהם למול הקוורטט במועד

Q 4

הצגה של כל אגף/מחלקה בנפרד - סה”כ יומיים

הצגת התוכניות

שביעות רצון של ההנהלה מאיכות התוכניות

הפקה ופרסום החוברת טרם 2019 תחילת

הפקת חוברת תוכניות עבודה והצגתה בהנהלה, במליאה ובאתר

Q 4

מנהלי האגפים יגיעו מוכנים לישיבת הבקרה עמידה ביעדי תוכנית העבודה

אחת לרבעון

Q 4- Q 1

בקרה ומעקב על תוכניות העבודה לרבות בקרה על מדדים

19 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

לשכת מנכ"ל

המשך הטמעת תהליכי משוב והערכת עובד 3.3 יעד

משימות מרכזיות

• פיקוח ובקרה על התהליך • הנחיית מנכ"ל למנהלי אגפים על פי הצורך • עם סיום התהליך קבלת סטטוס של קיום המשוב ומדגמים לפי מחלקות ואגפים אורגניים

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

Q 1 Q 2

שידוג והאחדה של הטפסים לרבות חוברת הנחייה למנהלים ועובדים שביעות רצון של המנהלים מההדרכה עלייה בביצוע איכות ההערכות עם התקדמות התהליך

פעם בחודש

קבלת סטטוס על התהליך ממנהלת משאבי אנוש

עמידה בלוחות זמנים וניתוח המדגמים באופן מייטבי

אחוז 95 מההערכות מתקיימות

עם סיום התהליך קבלת סטטוס של קיום המשוב ומדגמים לפי מחלקות ואגפים אורגניים

Q 2

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

20

לשכת מנכ"ל

הטמעת מנגנון הפקת לקחים (זיכרון פנים ארגוני) 3.4 יעד

משימות מרכזיות • בניית המנגנון תפיסתית וניהולית בשיתוף פורום השמינייה - הצגת מקרה בוחן של הצלחה ואי הצלחה וניתוחו ע"י כל אגף • בקרה על הנחיית מנהלי האגפים את עובדיהם בדבר המנגנון • מפגש מסכם בפורום השמינייה לניתוח מקרי הבוחן החוזרים ונשנים

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

בניית מנגנון הפקת לקחים לכל מקרה בוחן (לכל אגף)

השתתפות והצגת מקרה בוחן של כלל האגפים

Q 1

בניית המנגון תפיסתית וניהולית בשיתוף פורום השמינייה - הצגת מקרי הבוחן של הצלחה ואי הצלחה וניתוחו ע”י כל אגף, בניית המנגון/ הנוהל - כחלק מפגישות השמינייה.

יישום הנהלים ועמידה במקרה הבוחן

Q 3- Q 4

כל מנהלי האגפים יקיימו לפחות פגישה אחת בנושא

פיקוח על הנחיית מנהלי האגפים את עובדיהם בדבר המנגנון

פיתוח פתרונות ומענים רוחביים מותאמים

הצגת לפחות דוגמא אחת מכל אגף

מפגש מסכם בפורום השמינייה לניתוח מקרי הבוחן החוזרים ונשנים

Q 4

21 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

לשכת מנכ"ל

מעקב אחר בניית פורמט נהלים ממוחשב 3.5 יעד

משימות מרכזיות • גיבוש ורענון נהלי המועצה. חלוקתם לנושאים ותחומים • כתיבת הנהלים באופן ממוחשב • הפצת הנהלים בקרב עובדי המועצה והתושבים

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

קובץ נהלים אחיד ומסודר שיופץ לעובדים

בקרה כי כל התחומים נכללו בנהלים

גיבוש ורענון נהלי המועצה. חלוקתם לנושאים ותחומים

Q 1

Q 1

יצירת פורמט אחיד

כתיבת הנהלים באופן ממוחשב

העובדים יעמדו בנהלי המועצה

הפצה במייל עם הסברים מפורטים

Q 3

הפצת הנהלים בקרב עובדי המועצה והתושבים

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

22

לשכת מנכ"ל

פיתוח מודל תהליך ניהול ישיבות ובקרה עליו 3.6 יעד

משימות מרכזיות

• כתיבת נהלים לניהול ישיבות • בקרה ופיקוח על התנהלות נכונה

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

כתיבת הנוהל, יישומו ובקרה עמידה במודל 80% - עליו

בחינה שהנוהל קויים על בסיס הפרוטוקול

בקרה ופיקוח על התנהלות נכונה

Q 1

הפעלת נוהל תרומות 3.7 יעד

משימות מרכזיות • הפצת הנוהל והכנת טופס הגשת בקשה • בקרה למול הנהלת חשבונות בדבר עמידה בנוהל • ניהול ועדת תרומות

23 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

לשכת מנכ"ל

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

כלל המנהלים מודעים לנוהל החדש ופועלים על פיו

הפצה לכלל המנהלים והעובדים וקידום הסבר על הנוהל להנהלת חשבונות לצורך בקרה

Q 1 שנתי

הפצת הנוהל יחד עם תקציר מנהלים והכנת טופס הגשת בקשה

עמידה 100% בנוהל ע”פ הדרישות

פעם ברבעון - בקרה מול הנהלת חשבונות

בקרה למול הנהלת חשבונות בדבר עמידה בנוהל

Q 1- Q 4

שנתי

ניהול תקין

כינוס הועדה אחת לחציון

ניהול ועדת תרומות

שיפור רמת השירות לתושב בהיבט המקצועי על ידי מענה מהיר 4 וחשיפתו לפעילות המועצה

בדיקת שביעות רצון של התושבים משירותי המועצה 4.1 יעד

משימות מרכזיות • עריכת סקר תושבים פעם בשנה ועריכת סקר ייעודי ע"פ ממצאי הסקר • ניתוח הסקר, שיתוף מנהלי אגפים ובניית תוכנית עבודה מותאמת • קידום מפגשי תושבים בלתי אמצעיים עם ראש המועצה (כולל דיגיטליים)

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

24

לשכת מנכ"ל

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

הגעה למדגם מייצג וביצוע הסקר

סיוע ביועץ חיצוני

Q 4

עריכת סקר תושבים פעם בשנה ועריכת סקר ייעודי ע”פ ממצאי הסקר

עמידה 100% בנוהל ע”פ הדרישות

10% עלייה של במדדי השירות לתושבים

Q 1- Q 4

ניתוח הסקר, שיתוף מנהלי אגפים ובניית תוכנית עבודה מותאמת

קיום המפגשים

פעמים בשנה 3

קידום מפגשי תושבים בלתי אמצעיים עם ראש המועצה (כולל דיגיטליים)

Q 1- Q 4

פיתוח השירות הניתן במדיה הדיגיטלית 4.2 יעד

משימות מרכזיות • ניהול אתר המועצה, עידכונו והנגשתו - שדרוג האתר מבחינת השירותים הדיגיטליים

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

שימוש מקוון של התושבים באתר המועצה

עדכון האתר יום יום, עליה במספר הכניסות לאתר 10% - המועצה ושימושו ב

ניהול אתר המועצה, עידכונו והנגשתו שדרוג האתר מבחינת השירותים הדיגיטליים

25 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

לשכת מנכ"ל

צמצום פניות תושבים למשרדי ממשלה 4.3 יעד

משימות מרכזיות • שיפור המענה המקצועי באמצעות ריכוז כלל הפניות לרשימה אחת וניתוח הפניות למשרדי הממשלה

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

100% מהפניות יענו

שעות 48 מענה עד מהגשת הפניה

שיפור המענה המקצועי באמצעות ריכוז כלל הפניות לרשימה אחת וניתוח הפניות למשרדי הממשלה

חשיפת הציבור לפעילות המועצה 4.4 יעד

משימות מרכזיות • ניהול קבוצות הפייסבוק של המועצה - עדכון על פעילות והישגים • הוצאת ניוזלטר דו חודשי לכלל תושבי המועצה והעלאת רמת החשיפה שלו לתושבים • הוצאת חוברת סל שירותים לתושב • דיון אסטרטגי בנוגע לחשיפת התושבים לפעילות המועצה

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

26

לשכת מנכ"ל

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

העלאה של מספר העוקבים בקבוצת הפייסבוק ומס’ הלייקים 10%- ב

עליה בדף הפייסבוק עליה במעורבות גולשים

ניהול קבוצות הפייסבוק של המועצה - עדכון על פעילות והישגים

שנתי

של 10% - הגדלה ב מקבלי הניוזלטר

פעמיים בחודש

הוצאת ניוזלטר דו חודשי לכלל תושבי המועצה והעלאת רמת החשיפה שלו לתושבים

שביעות רצון של התושבים מהחוברת

פעם בשנה - תחילת שנה קלנדרית

הוצאת חוברת סל שירותים לתושב

Q 1

פיתוח רעיונות אופרטיביים ליישום הנושא

ישיבה אחת

Q 1

דיון אסטרטגי בנוגע לחשיפת התושבים לפעילות המועצה

פיקוח תקינות ובקרה על מתקני משחק (גני שעשועים) 4.5 יעד

משימות מרכזיות • איסוף וניהול רשימת מתקני המשחק במועצה • פיתוח מודל תפעול הבקרה על מתקני המשחקים וניהולו

27 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

לשכת מנכ"ל

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

כל מגרשי המשחקים רשומים וידועים במועצה ומסומנים באמצעות שלט בקרה

איסוף הנתונים עד סוף רבעון ראשון

Q 1

איסוף וניהול רשימת מתקני המשחק במועצה

שנתי

מגני השעשועים 100% במועצה עומדים בתקן ופתוחים לציבור

כל חודש תעודה תקנית לכל הגנים במועד ואם לא עומד בתקן סגירת הגן פעם בשנה אישור מכון התקנים

פיתוח מודל תפעול הבקרה על מתקני המשחקים וניהולו

שקיפות המידע לציבור 5

יישום חוק חופש המידע 5.1

משימות מרכזיות • מתן התייחסות לבקשות וקבלת מידע בתוך פרק הזמן הקבוע בחוק • פרסום דו"ח שנתי - חוק חופש המידע

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

עמידה בזמני הביצוע

מתן התייחסות לבקשות וקבלת מידע בתוך פרק הזמן הקבוע בחוק

עמידה בדרישות פרסום הדו”ח

פרסום הדו”ח

פרסום דו”ח שנתי - חוק חופש המידע

Q 3

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

28

לשכת מנכ"ל

שקיפות בתהליכי ניהול וקבלת החלטות 5.2 יעד

משימות מרכזיות • הצגת פרוטוקולים והחלטות מליאה • הפצה וטיפול בפרוטוקולים של הועדות באתר המועצה

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

ביצוע בפועל - העלאת מהפרוטוקולים 100% והנגשתם

כלל הפרוטוקולים מוצגים באתר

הצגת פרוטוקולים והחלטות מליאה

שנתי

קבלת פרוטוקולים מכל 80% הישיבות

גיבוש וכתיבת פורמט אחיד והנגשתו ליו”ר ועדות מעקב אחרי קבלת הפרוטוקלים

הפצה וטיפול בפרוטוקולים של הועדות באתר המועצה

ניהול ותפעול ישיבות מליאת המועצה והוועדות הרשותיות 6

שיפור אופן ניהול ישיבות, קבלת החלטות ויישומן 6.1 יעד

משימות מרכזיות

• פיתוח מודל תפעול

29 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

לשכת מנכ"ל

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

הכנה מיטבית של נבחרי הציבור למליאות

Q 1

הכנת חומרים קראים ורלוונטים כבסיס לישיבות מליאה, וכתיבת פרוטוקולים

עבודה באופן תקין

בקרה על ניהול הישיבות

ניהול וועדות חובה רשותיות 6.2 יעד

משימות מרכזיות • מעקב אחר זימון וקיום הועדות

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

קיום הוועדות ועמידה בדרישות ניהול הוועדה לרבות תיעוד הישיבות

מספר פגישות - עמידה בדרישות החוק

מעקב אחר זימון וקיום הועדות

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

30

לשכת מנכ"ל

בקרה ומעקב על המשימות מהחלטות המליאות והועדות 6.3 יעד

משימות מרכזיות

• קידום מנגנון משימות

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

פיתוח טבלת מעקב משותפת עם מנכ”ל המועצה ומעקב אחריה פעם בחודש

מעקב על טבלת משימות - פעם בחודש

קידום מנגנון משימות

היערכות ותפעול פעילות החירום במועצה 7

שמירה על כשירות חירומית 7.1 יעד

משימות מרכזיות • ביצוע תירגולים בהתאם לדרישות פיקוד העורף ורח"ל

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

קבלת משוב חיובי על איכות התירגולים מגורמי החוץ

תרגול בהתאם לתוכנית העבודה של רח"ל ופקע"ר

ביצוע תירגולים בהתאם לדרישות פיקוד העורף ורח”ל

Q 2

31 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

לשכת מנכ"ל

היערכות והתכוננות למצבי חירום 7.2 יעד

משימות מרכזיות • בקרה על המשך שיפור, גיוס ואימון מערך המתנדבים בצוותי המערך היישוביים

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

הצלחה בתרגילי פיקוד העורף ורח”ל

המשך שיפור, גיוס ואימון מערך המתנדבים בצוותי המערך היישוביים

היערכות וניהול הבחירות לרשות 8

תיאום התנהלות המועצה לפני ובמהלך הבחירות בהתאם לחוזרי מנכ"ל, 8.1 יעד חוקים וכללים ברמה מקצועית

משימות מרכזיות • בחינת ופרסום כללים ע"פ חוזר מנכ"ל • בחירת מזכיר בחירות • ישיבות שוטפות על התנהלות בהתאם להנחיות ולכללים • פיקוח, הנחיה ושרשור • תפעול יום הבחירות

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

32

לשכת מנכ"ל

בקרה ופיקוח על תקציבי האגפים והמחלקות 9

ניהול ועמידה במסגרת תקציב מנכ”ל, סגן וראש הרשות 9.1 יעד

משימות מרכזיות

• ישיבות חודשיות על התקציב • אישורי הזמנות

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

עמידה במסגרת תקציבית וניהול תקין

פעם בחודש

ישיבות חודשיות על התקציב

שנתי

הליך להוצאה תקציבית

שוטף

אישורי הזמנות

בקרה על עמידה תקציבית של האגפים והמחלקות 9.2 יעד

משימות מרכזיות

• ישיבות אחת לרבעון

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

עמידה במסגרת תקציבית וניהול תקין

פעם ברבעון

ישיבות אחת לרבעון

33 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

34

אגף משאבי אנוש

35 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

צילום: ז'רר לפונד

אגף משאבי אנוש

אגף משאבי אנוש במועצה אזורית עמק חפר מטפל בכל הנושאים הקשורים במשאב האנושי - העובדים - החל משלב קליטת עובד חדש ועד לפרישתו.

האגף עוסק במכלול ההיבטים במועצה וביניהם: • גיוס עובדים וקליטתם במערכת, תוך מתן הסבר על אופי ותנאי ההעסקה • מתן מענה פתוח לעובדים בכל הנושאים הקשורים לתנאי העסקתם ולזכויותיהם בהתאם לתקנות השירות הציבורי • הסכמים קיבוציים ואיגודים מקצועיים • ביצוע בקרת נוכחות, קידום על פי מסלולי הקידום השונים • אירועי עובדים, רווחת העובדים וימי גיבוש מרוכזים

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

36

אגף משאבי אנוש

2018 מטרות ויעדים לשנת

פיתוח ההון האנושי 1 הקנייה, טיפוח ושימור מקצועיות המשאב האנושי במועצה 1.1

פיתוח למידה אירגונית 2 איתור ואבחון צרכים במועצה 2.1

עדכון, ריענון ופיתוח נהלים בתחום משאבי אנוש 2.2 קידום נוהל עבודה מותאם עם ועד העובדים 2.3 הטמעת תהליכי קליטת עובד חדש, ניוד עובדים וסיום העסקה 2.4

מתן מענה איכותי לניהול משאבי האנוש במועצה 3 טיפול שוטף של הרכזות בעובד, טיפוח קשר אישי וישיר ומתן מענה לצרכים אישיים 3.1 יידוע עובדים לגבי זכויותיהם וחובותיהם 3.2 מתן שירותי ייעוץ למזכירויות ומנהלי יישובים 3.3 פיתוח מענה לפורשים והמשך טיפול לאורך תהליך הפרישה 3.4

ליווי והבניה של תהליך קליטת עובד חדש במועצה 3.5 הכשרות עובדים בהכשרות המחויבות ע"פ חוק 3.6

המשך הטמעת תהליכי משוב והערכת עובד 4 טיוב ושיכלול ההערכה בהתאם לצרכים ומיקודה 4.1 פיקוח ובקרה על קיום הערכת עובד פעם בשנה 4.2 סיכום והפקת לקחים מהתהליך 4.3

קידום רווחת העובד וחיזוק תחושת השייכות והזיקה למועצה 5 הטמעת הנושא בתוכניות העבודה של מנהלי האגפים והמחלקות 5.1 ציון ואיזכור של העובדים 5.2 שיתוף עובדים על הנעשה במועצה 5.3 ייזום תיכנון והפקת אירועים שונים לעובדים 5.4 שיפור הידע הארגוני בתחום משאבי אנוש 6 סנכרון ידע בין כל עובדי האגף באופן רציף ופיתוח הצוות ע"פ תפקידים ובראייה רוחבית 6.1 הטמעת מערכת מידע לתחום משאבי אנוש 6.2

37 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

אגף משאבי אנוש

עיקרי תוכנית העבודה

פיתוח ההון האנושי 1

הקנייה, טיפוח ושימור מקצועיות המשאב האנושי במועצה 1.1 יעד

משימות מרכזיות •

2018 בניית תוכנית הדרכה לשנת העבודה • בחינה של ההכשרות המחייבות לכל עובד מתוקף תפקידו • איסוף מידע על צורכי המערכת באמצעות מפגש עם פורום השמינייה • לימוד עמיתים באמצעות הכשרה רוחבית לכלל הארגון • הפעלת פורומים חוצי מועצה

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

Q1

מענה משלים לצורכי העובדים והאגפים בארגון

בניית תוכנית הדרכה לשנת 2018 העבודה

שנתי

כלל העובדים יעברו את ההכשרות עד המועד המחייב

ע"פ דרישות התפקיד

בחינה של ההכשרות המחייבות לכל עובד מתוקף תפקידו

Q4

הפקת לקחים וקבלת דגשים לתוכנית העבודה של האגף

פגישה אחת עם השמינייה

מפגש עם פורום השמינייה בנושא דגשים וצרכים של המשאב האנושי - שחיקה, שיתופי פעולה בין המחלקות, טכנולוגיה, מתן שירות

Q2

התמקצעות העובדים בכל מיומנויות המחשב

הכשרה אחת בנושא מחשבים

לימוד עמיתים באמצעות הכשרה רוחבית לכלל הארגון

שנתי

למידת עמיתים וגיבוש בעלי תפקידים במועצה

פורומים 4 2018 בשנת

הפעלת פורומים חוצי מועצה

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

38

אגף משאבי אנוש

פיתוח למידה אירגונית 2

איתור ואבחון צרכים במועצה 2.1 יעד

משימות מרכזיות • פגישות עם מנהלי אגפים וזיהוי מיומנויות מקצועיות ייחודיות לפיתוח עובדים • פגישות יזומות עם עובדי המועצה

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

Q4

הבנת צורכי העובדים לפיתוח אישי ומקצועי

פעם בשנה

פגישות עם מנהלי אגפים וזיהוי מיומנויות מקצועיות ייחודיות לפיתוח עובדים

שנתי

הבנת האתגרים והחוזקות של המועצה בקרב העובדים

שוטף

פגישות יזומות עם עובדים

עדכון, ריענון ופיתוח ופיתוח נהלים בתחום משאבי אנוש 2.2 יעד

משימות מרכזיות • עידכון וריענון הנהלים באמצעות דף לעובד ולמול מנהלים חדשים

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

ניהול תקין

שוטף

עידכון וריענון הנהלים באמצעות דף לעובד ולמול מנהלים חדשים

39 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

אגף משאבי אנוש

קידום נוהל עבודה מותאם עם ועד העובדים במועצה 2.3 יעד

משימות מרכזיות

• מפגשי עידכון ודיווח • קידום אירועים משותפים

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

עבודה מתואמת ומוסדרת עם ועד העובדים

פעם בחודש

מפגשי עידכון ודיווח

פורים

איגום משאבים לטובת העובדים

לפחות אירוע אחד בשנה

קידום אירועים משותפים

הטמעת תהליכי קליטת עובד חדש, ניוד עובדים וסיום העסקה 2.4 יעד

משימות מרכזיות • קליטה של עובד חדש והיכרות עם המועצה • קיום כנס עובדים חדשים

• ליווי המנהל בכל תהליכי סיום העסקה • הובלת תהליך ניוד עובדים ע”פ נוהל

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

40

אגף משאבי אנוש

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

העובד ידע את כל זכויותיו וחובותיו ויכיר את המועצה ובעלי התפקידים

שוטף

קליטה של עובד חדש והיכרות עם המועצה

שנתי

העובדים יכירו את הנהלים, בעלי התפקידים במועצה ועובדים חדשים נוספים

פעם בשנה

קיום כנס עובדים חדשים

שנתי

סיום העסקה מסודר

שוטף

ליווי המנהל בכל תהליכי סיום העסקת עובד

שנתי

התאמת תפקידים לעובדים ע”פ צורך ויכולת

שוטף

הובלת תהליך ניוד עובדים ע”פ נוהל

מתן מענה איכותי לניהול משאבי האנוש במועצה 3

טיפול שוטף של רכזות האגף בעובד, טיפוח קשר אישי וישיר ומתן 3.1 יעד מענה לצרכים אישיים

משימות מרכזיות • ניהול התיקים האישיים של העובדים

41 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

אגף משאבי אנוש

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

הרכזות יהוו כתובת לעובד בכל רגע נתון

שוטף

ניהול התיקים האישיים של העובדים - דוחות נוכחות, ביקורות, משכורות, מעקב אחר ימי חופשה ומחלה, דרגות

יידוע עובדים לגבי זכויותיהם וחובותיהם 3.2 יעד

משימות מרכזיות • עדכון זכויות וחובות העובד בזמן קליטתו במועצה ועדכונים שוטפים באמצעות המייל • הוצאת דף לעובד

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

העובד ידע את זכויותיו

שוטף

עדכון זכויות וחובות העובד בזמן קליטתו במועצה ועדכונים שוטפים באמצעות המייל

שנתי

עידכון העובדים בנעשה במועצה ומתן יחס אישי

פעם בחודש

הוצאת דף לעובד

מתן שירותי ייעוץ למזכירויות ומנהלי יישובים 3.3 יעד

משימות מרכזיות

• להוות כתובת ייעוצית ליישובים

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

42

אגף משאבי אנוש

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

סיוע למזכירויות בניהול המשאב האנושי ביישובים

שוטף

כתובת ייעוצית ליישובים בנושא מש"א

פיתוח מענה לעובדים פורשים והמשך טיפול לאורך תהליך הפרישה 3.4 יעד

משימות מרכזיות • הוצאת דו”ח איתור פורשים ויידוע מנהלי המחלקות

• מפגש עם הפורש בכל הנוגע להארכה • הכנת תוכנית לקראת פרישה עם העובד • הפקת סדנת פורשים

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

היערכות מוקדמת לניהול המשאב האנושי במועצה

פעם בשנה

הוצאת דו"ח איתור פורשים ויידוע מנהלי המחלקות

Q 1

שנתי

מענה מותאם לצורכי המועצה

בהתאם למהות התפקיד

הארכת פרישה

שנתי

הפורש יצא עם כל האינפורמציה בכל הקשור לפרישה

מפגשים 3

הכנת תוכנית לקראת פרישה עם העובד

משתתפים 10 לפחות בסדנא. מתן מענה מדויק לפורשים ויציאה רכה לפנסיה

מפגשים 5 פעם בשנתיים

הפקת סדנת פורשים

Q 1

43 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

אגף משאבי אנוש

ליווי והבניית תהליך קליטת עובד חדש במועצה 3.5 יעד

משימות מרכזיות • ביצוע מכרזי משאבי אנוש וועדות קבלה לקליטת עובדים • שיחות אישיות יזומות עם עובדים במהלך חצי שנת העבודה הראשונה • יום אוריינטציה לעובד החדש

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

מכרזים וועדות קבלה ע"פ ניהול תקין ובהתאם לדרישות

שוטף

ביצוע מכרזי משאבי אנוש וועדות קבלה לקליטת עובדים

שנתי

קליטת העובד באופן חיובי

פעם בשנה

שיחות אישיות יזומות עם עובדים במהלך חצי שנת העבודה הראשונה

שנתי

העובד ירגיש מחובר למועצה

פעם בשנה

יום אוריינטציה לעובד החדש

הכשרות עובדים בהכשרות המחויבות ע”פ חוק 3.6 יעד

משימות מרכזיות

• הכשרה בנושא הטרדות מיניות • הכשרה בנושא נגישות השירות

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

44

אגף משאבי אנוש

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

עמידה בחוקים המחייבים

פעם אחת לכל עובד

חלוקת חוברת חוק הטרדות מיניות לכל עובד

שנתי

העובד יהיה מודע לכל חוקי הנגישות החלים עליו

פעם אחת לכל עובד

הכשרה בנושא נגישות השירות

המשך הטמעת תהליכי משוב והערכת עובד 4

טיוב ושיכלול ההערכה בהתאם לצרכים ומיקודה 4.1 יעד

משימות מרכזיות • בחינה ופיתוח של מנגנון טפסי הערכת העובדים • מתן הדרכה ומודולינג למנהלים

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

הפקת המירב מהערכת העובד והתאמתו לצרכי המערכת

פגישות עם 3 יועץ בתחום

Q 1

בחינת מנגנון וטפסי הערכת העובדים ופיתוחו

מתן משוב מקצועי לעובד

ע"פ צורך

Q 1

מתן הדרכה ומודולינג למנהלים

45 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

אגף משאבי אנוש

פיקוח ובקרה על קיום הערכת עובד פעם בשנה 4.2 יעד

משימות מרכזיות • קיום הערכה מקיפה לעובד חדש/ מנהל חדש והערכה לעובד ותיק

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

מהמנהלים מבצעים את 100% הערכת העובד במועד. שיפור והתמקצעות כוח האדם במועצה

הערכה לכל עובד

Q 1

קיום הערכה מקיפה לעובד חדש/ מנהל חדש והערכה לעובד ותיק

סיכום והפקת לקחים מהתהליך 4.3 יעד

משימות מרכזיות • פיתוח טבלת הערכות עובד ובקרה איכותנית וכמותית על מישוב העובד

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

טיוב ושיכלול הטופס לקראת השנה הבאה

פיתוח טבלת הערכות עובד ובקרה איכותנית וכמותית על מישוב העובד

Q 2

קידום רווחת העובד וחיזוק תחושת השייכות והזיקה למועצה 5

הטמעת הנושא בתוכניות העבודה של מנהלי האגפים והמחלקות 5.1 יעד

משימות מרכזיות • הבניית תוכנית הכשרות סדורה ע”פ אגפים וע”פ צרכים של כל אגף

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

46

אגף משאבי אנוש

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

התאמת תוכנית מקצועית לכל אגף

בשיתוף מנהל האגף ע"פ צרכים שעולים ובאמצעות פורום השמיניה ופורום מנהלי המחלקות

Q 1

תוכנית הכשרות סדורה ע"פ אגפים וע"פ צרכים של כל אגף

ציון ואיזכור של העובדים 5.2 יעד

משימות מרכזיות • ציון מאורעות אישיים בדף לעובד אחת לחודש • חלוקת שי לימי הולדת

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

מתן יחס אישי לכל עובד

פעם בחודש

ציון מאורעות אישיים בדף לעובד אחת לחודש

שנתי

מתן יחס אישי לכל עובד - מתנה מהמועצה

פעם בחודש

חלוקת שי לימי הולדת

47 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

אגף משאבי אנוש

שיתוף עובדים על הנעשה במועצה 5.3 יעד • דף לעובד • ניוזלטר • עידכונים במייל

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

יידוע העובדים בנעשה במועצה

פעם בחודש

דף לעובד ניוזלטר עידכונים במייל

ייזום, תיכנון והפקת אירועים שונים לעובדים 5.4 יעד • תרבות יום ג’ • טקס העובד המצטיין • חגים ומועדים • יום ספורט

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

48

אגף משאבי אנוש

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

50 נוכחות של לפחות עובדים

פעם בחודש

תרבות יום ג'

12/2018

400 נוכחות של לפחות עובדים שיתוף פעולה של העובדים והנהלה

פעם בשנה

טקס העובד המצטיין

שנתי

ע"פ תאריכון חגים

חגיגת חגים ומועדים

5-6/2018

השתתפות פעילה של העובדים

פעם בשנה

יום ספורט

שיפור הידע הארגוני בתחום משאבי אנוש 6

סנכרון ידע בין כל עובדי האגף באופן רציף ופיתוח הצוות ע”פ תפקידים 6.1 יעד ובראייה רוחבית

משימות מרכזיות

• פגישה אחת לחודש • פגישת עבודה עם כל רכזת בנפרד • הכשרות מקצועיות מהמפע”ם • הכשרה אינטנסיבית לצוות בנושא המל”מ

הטמעת מערכת מידע לתחום משאבי אנוש 6.2 יעד

משימות מרכזיות • איחוד נתונים וידע ארגוני במערכת - סידור כל מערך משאבי האנוש ויצירת זיכרון אירגוני • הטמעת תיקי עובדים במערכת • הדרכת עובדים

49 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

50

המנהל הכספי

51 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

צילום: גיא שמואלי

המנהל הכספי גזברות

המנהל הכספי מבצע את המדיניות הכספית של המועצה, בהתאם להנחיות משרד הפנים ובהתאם להתחייבות המועצה לשמור על תקציב מאוזן.

המנהל הכספי הנו תחום נרחב הנוגע בכל פעילויות המועצה: גיוס משאבים, תקציבי פיתוח, תקציבי משרדי הממשלה השונים, מפעל הפיס, הטוטו, בנקים ועוד.

בנוסף, מטפל המנהל הכספי בתקציבי הוועדים באמצעות ועדת תקציבי יישובים, בקרנות הפיתוח של היישובים ובכלל הנושאים הקשורים בממון ומימון.

המנהל הכספי אמון לטפל בנושאים הבאים:

• יעוץ בגיבוש והתאמת מדיניותה הכלכלית של המועצה • הכנת תקציב המועצה, מעקב ובקרה שוטפת

• קשר עם משרדי הממשלה לשם קבלת כל הכספים המגיעים לרשות על פי חוק • איתור והשגת מקורות מימון חיצוניים ממשרדי הממשלה, מגופים וקרנות • הגדלת הכנסות פנימיות - ארנונה, והיטלים שונים • גיבוש הצעות להרחבת מקורות ההכנסה והמימון של המועצה • יצוג המועצה בתביעות כספיות כנגד המועצה

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

52

המנהל הכספי גזברות

2018 מטרות ויעדים לשנת

עמידה במסגרות התקציב שקבעה המועצה, הנחיות משרד הפנים ובהתאם לחוק 1 ניהול ובקרה על קרנות המועצה 1.1 בקרה על תשלומי שכר חודשיים 1.2 ניהול ובקרה על תקציבי יישובים 1.3 ניהול ובקרה מיטביים על התקציב הרגיל 1.4 ניהול התקציב הבלתי רגיל - תקציבי פיתוח ובקרת תב"רים - מימונית ותקציבית 1.5 התנהלות למול משרד הפנים 1.6

קידום חוקי עזר וטיפולם בהיבט הכלכלי 2 קידום חוקי עזר והבאתם לאישור המליאה ומשרד הפנים 2.1

יעול תהליכי עבודה סדורים ותקינים 3 הטמעת נוהל רכש 3.1 פיתוח תהליכי עבודה עם אגף הנדסה וחכ”ל בנושא תקציבי פיתוח 3.2 הכתבת העקרונות הכלכליים למכרזים והתקשרויות 3.3 אחריות על רכש צי הרכבים של המועצה 3.4

שיפור השירות לתושב ולאגפי/מחלקות המועצה 4 מתן מענה למנהלי האגפים/המחלקות וראשי יישובים בנושא התקציב 4.1

פיתוח חדשנות טכנולוגית לניהול תקציב 4.2 הגשת קולות קוראים במערכת המרכבה 4.3

ניהול תחום הביטוחים המועצה 5 טיפול בתביעות המגיעות למועצה 5.1 טיפול מול חברות הביטוח 5.2 טיפול מול משרד עורכי הדין וייצוג בבית המשפט 5.3 הגדלת בסיס ההכנסות של המועצה 6 טיפול בתקבולים מול משרדי ממשלה וגופי סמך 6.1 טיפול בתקבולים פנימיים מארנונה, היטלים וכו’ 6.2

53 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

המנהל הכספי גזברות

ניהול הכספים לגופים קשורים למועצה 7 ניהול וליווי חברת גינס ועמותת הספורט 7.1

ניהול תקציבי החינוך במועצה 8 בקרה על תקציבי בתי"ס היסודיים בניהול עצמי 8.1 ניהול ובקרה על תקציבי בתי"ס העל יסודיים 8.2 מתן מענה למנהלניות בתי"ס בהיבטים כלכליים ותקציביים 8.3

פיתוח וניהול כלכלי לפרויקטים ייחודיים 9

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

54

המנהל הכספי גזברות

עיקרי תוכנית העבודה

עמידה במסגרות התקציב שקבעה המועצה, הנחיות משרד הפנים ובהתאם לחוק 1 ניהול ובקרה על קרנות המועצה 1.1 יעד

משימות מרכזיות

• בקרה חודשית על היתרות • קיום ועדת השקעות

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

מעקב ובקרה על מצב השוק ובהתאם כינוס ועדה חריגה לצורך הבנת שינוי במדיניות

פעם בחודש

בקרה חודשית על היתרות

שנתי

בקרה על ניהול תיקי השקעות של המועצה

פעמים בשנה - פעם 4 ברבעון

קיום ועדת השקעות

בקרה על תשלומי שכר חודשיים 1.2 יעד

משימות מרכזיות

• בדיקת חריגים בדו"ח שכר

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

קבלת דוח תואם נתונים

פעם בחודש

בדיקת חריגים בדו"ח שכר

55 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

המנהל הכספי גזברות

ניהול ובקרה על תקציבי יישובים 1.3 יעד

משימות מרכזיות • פנייה לוועדים לקבלת תקציב בהתאם להנחיות • בקרת תקציב בישובים הפרטניים • טיפול ובקרה על התב"רים לישובים • קבלת דוחות כספיים מבוקרים ביישובים מרוכזים • טיפול ובקרה על חשבון השמירה בישובים

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

10/2018

מהתקציבים 80% קבלת

פנייה לוועדים לקבלת תקציב בהתאם להנחיות

שנתי

שליחת הדו"ח ליישובים, בקרה תקציבית - סיום ללא חריגה

22 - פעם בחודשיים ישובים

בקרת תקציב בישובים הפרטניים

שנתי

שימוש בתב"ר לצרכים שיועדו, בקרה על התקציב שנקבע סיום תב"ר ללא חריגה

בהתאם לתב"רים הפתוחים

טיפול ובקרה על התב"רים לישובים

Q3

מהדוחות 20% קבלת

קבלת דוחות כספיים מבוקרים ביישובים מרוכזים

שנתי

שליחת דו"ח שמירה ליישובים, מעקב שהחשבון לא יהיה גרעוני

שליחה כל חודשיים

טיפול ובקרה על חשבון השמירה בישובים

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

56

המנהל הכספי גזברות

ניהול ובקרה מיטביים על התקציב הרגיל 1.4 יעד

משימות מרכזיות

• הכנת התקציב הרגיל • עדכון התקציב • אישור התקציב במליאה ובמשרד הפנים • בקרה על התקציב השוטף ועמידה במסגרת התקציב

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

Q4

הבאת התקציב להנהלה/ מליאה בחודש דצמבר לאישור

הכנת התקציב הרגיל

Q3

הבאת עדכון התקציב להנהלה/ מליאה בחודש יולי - אוגוסט לאישור

לפחות פעם בשנה

עדכון התקציב

קבלת האישור

Q4 מליאה - Q1 מ. הפנים - 2019 שנת

אישור התקציב במליאה ובמשרד הפנים

שנתי

בקרה כך שלא ייווצרו חריגות בלתי צפויות בתקציב / לדעת בכל רגע נתון מה מצב התקציב

בקרה על התקציב השוטף ועמידה במסגרת התקציב

ניהול התקציב הבלתי רגיל - תקציבי פיתוח ובקרת תב"רים - מימונית ותקציבית 1.5 יעד

משימות מרכזיות

• הכנת התקציב הבלתי רגיל • אישור התקציב במליאה ובמשרד הפנים

• פתיחת תב"רים בהתאם לקבלת הרשאות ממשרדי הממשלה • אישור פתיחת/סגירת תב"רים במליאת המועצה ובמשרד הפנים • הוצאת דו"ח תב"רים ובדיקה של עמידה בתקציב

57 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

המנהל הכספי גזברות

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

Q4

הבאת התקציב להנהלה/ מליאה בחודש דצמבר לאישור

פעם בשנה - רבעון רביעי

הכנת התקציב הבלתי רגיל

קבלת האישור

Q4 מליאה - Q1 מ. הפנים - 2019 שנת

אישור התקציב במליאה ובמשרד הפנים

שנתי

פתיחת התב"רים בזמן, לפני תחילת הפרויקט

פתיחת תב"רים בהתאם לקבלת הרשאות ממשרדי הממשלה

שנתי

קבלת האישורים במועד

אישור פתיחת/סגירת תב"רים במליאת המועצה ובמשרד הפנים

שנתי

התנהלות תקינה בתב"ר (ללא גרעון תקציבי/מימוני), טיפול בשוטף

פעם בחודש

הוצאת דו"ח תב"רים ובדיקת עמידה בתקציב

התנהלות למול משרד הפנים 1.6 יעד

משימות מרכזיות • הגשת דוחות כספיים שנתיים ורבעונים למשרד הפנים • אישור תקציבים • ריכוז חומר עבודה מול רו"ח לקראת ביקורת שנתית • מענה על שאלות בנושא התקציב

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

58

המנהל הכספי גזברות

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

יעדי תשומות

שנתי

הגשת הדוחות במועד

כל רבעון

הגשת דוחות כספיים שנתיים ורבעונים למשרד הפנים

אישור התקציבים ע"י משרד הפנים שנתי

פעמיים בשנה

אישור תקציבים

שנתי

עד אפריל ריכוז החומר עבור בדיקת רו"ח

ריכוז חומר עבודה מול רו"ח לקראת ביקורת שנתית

עמידה בבקשות רו"ח ומשרד הפנים שנתי

מענה על שאלות בנושא התקציב

קידום חוקי עזר וטיפולם בהיבט הכלכלי 2 קידום חוקי עזר והבאתם לאישור המליאה ומשרד הפנים 2.1 יעד

משימות מרכזיות • טיפול בעדכון חוק עזר שמירה בהתאם לצורך • טיפול בחוק עזר אגרת הנחת קווי מים • טיפול בחוק עזר פסולת עודפת

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

שנתי

אישור העדכון ע"י משרד הפנים והמשפטים

טיפול בעדכון חוק עזר לשמירה בהתאם לצורך טיפול בחוק עזר אגרת הנחת קווי מים

שנתי

קבלת תוקף לחוק העזר

שנתי

טיפול בחוק עזר פסולת עודפת קבלת תוקף לחוק העזר

59 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

המנהל הכספי גזברות

יעול תהליכי עבודה סדורים ותקינים 3 הטמעת נוהל רכש 3.1 יעד

משימות מרכזיות • אישור הזמנות רכש במערכת ע"פ הנוהל • בקרה על אי הוצאת הזמנות רכש למול מנהלי אגפים ומחלקות

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

שנתי

הטמעת המנגנון בכל מחלקות המועצה

אישור הזמנות רכש במערכת ע"פ הנוהל

שנתי

צימצום חשבוניות חריגות ללא הזמנת רכש

בקרה על אי הוצאת הזמנות רכש למול מנהלי אגפים ומחלקות

פיתוח תהליכי עבודה עם אגף הנדסה וחכ”ל בנושא תקציבי פיתוח 3.2 יעד משימות מרכזיות • כתיבת מודל עבודה בשיתוף פעולה עם אגף הנדסה / חכ”ל

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

Q3

העברת מידע ושיתוף פעולה בין הגזברות והחכ"ל בפרויקטי בינוי

כתיבת מודל עבודה בשיתוף פעולה עם אגף הנדסה / חכ"ל

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

60

המנהל הכספי גזברות

הכתבת העקרונות הכלכליים למכרזים והתקשרויות 3.3 יעד

משימות מרכזיות • חברות בוועדות מכרזים, רכש והתקשרויות • סיוע בכתיבת מכרזים ע"פ הנחיות בפן הכלכלי

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

שנתי

נוהל רכש תקין

חברות בוועדות מכרזים, רכש והתקשרויות

שנתי

סיוע בכתיבת מכרזים ע"פ הנחיות בפן הכלכלי המכרזים יפורסמו ויתקבלו תוצאות בהתאם לשוק

אחריות על רכש צי הרכבים של המועצה 3.4 יעד

משימות מרכזיות • טיפול בהתקשרות עד הגעתו של הרכב למועצה

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

שנתי

קבלת הרכבים במועד

טיפול בהתקשרות עד הגעתו של הרכב למועצה

61 | מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה

המנהל הכספי גזברות

שיפור השירות לתושב ולאגפי/מחלקות המועצה 4 מתן מענה למנהלי האגפים/המחלקות וראשי יישובים 4.1 יעד

משימות מרכזיות • ישיבות לפני תקציב ועדכון תקציב עם כל מנהל אגף/מחלקה • סיוע שוטף למנהלים ולראשי הוועדים בכל הקשור לתקציב

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

Q2 Q4

העברת הדרישות הכספיות לקראת שנת תקציב

ישיבות לפני תקציב ועידכון תקציב

שנתי

מתן פתרונות ובקרה על תקציבים ללא גרעונות

סיוע שוטף למנהלים ולראשי הוועדים בכל הקשור לתקציב

פיתוח חדשנות טכנולוגית לניהול תקציב 4.2 יעד

משימות מרכזיות • פיתוח שעון תקציבי למעקב אחר תקציב בכל סעיפי התקציב

מדדי הצלחה

תקופת ביצוע

תפוקות רצויות

שנתי

כלי נוסף ופשוט יותר בבקרת התקציב מתן מענה מותאם למנהלים למצב התקציב בכל רגע נתון

פיתוח שעון תקציבי למעקב אחר תקציב בכל סעיפי התקציב

מ.א. עמק חפר 2018 תוכניות עבודה |

62